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從前的電子通訊都是一篇發予所有報案室的信息，但隨
政府辦公室自動化計劃的第一部分完成後，現在只需一按掣，信息就可以傳遞至警隊差不多每一位督察級或以上人員或同等職級文職人員的面前，這在警隊歷史裡，可說是一項創舉。
警隊的內部通訊系統經已全面革新，由昔日的電傳打字機系統及「 數據網 」（DataNet）提升到使用Lotus Notes 4.6軟件，使通訊變得快捷、經濟及簡易。警隊人員已獲配電子郵件（PEN）戶口，並接駁上「警察數據網絡」（PDN），使人員可隨手與同事及上司聯絡，以及取得所需的資料。
警務處處長許淇安高度讚揚這項成就。他說：「在警隊的資訊科技發展裡，這的確是一個極富歷史意義的時刻，而在警隊的通訊及運作上，這亦是一個重要里程碑。」
監管處處長劉玉權表示，新的系統為警隊在二十一世紀進一步發展通訊及資訊科技方面，奠下了鞏固的基礎。他說：「警察電子郵件系統的竣工，標誌警隊內部溝通真正踏入電子通訊時代。」
助理處長（資訊系統）夏禮德說，自去年十一月至今，警隊內新開立的電子郵件戶口達一千六百多個，使用戶的數目增加接近一倍。
夏禮德說：「到本月底，除一、兩個特別個案外，警隊內所有督察級或以上人員及同級的文職人員都會有獨立的個人電子郵件戶口，以及一部與警察數據網絡聯機的個人電腦。」
「這項發展絕不簡單。我們不但要為人員開立電子郵件戶口，更要同時提供電腦及完成現有網絡的擴充工作。其中百分之九十的個案涉及安裝終端機；另外百分之八十是關乎連接現在的警察數據網絡系統，這有時需要進行大規模的工程。」
不少單位已採用警察電子郵件系統，充分利用它的各方面特色，諸如實用性、易於掌握、方便快捷等。
資訊系統部商業業務高級警司馬卓賢說，警隊有計劃再進一步將這個系統擴及初級警務人員。
他說：「初級人員絕對不會被忽略。處方正手擴大資源中心的用途，在中心內提供系統電腦。雖然此類電腦未能提供Notes電子郵件，但我們仍希望能將所有警務人員包括在此通訊改革內。」
「我們希望鼓勵初級警務人員充分參與科技使用，有很多人員亦已經顯露他們無比的才能。我們現正籌備成立一個Cyber學會（由監管處處長主持），讓對資訊科技有興趣的初級警務人員能聚在一起分享資訊，部分人員亦已經自願擔當警區的資訊科技代表。」
更新的工作將會繼續推行，資訊系統部總督察羅廉明表示，使用者將會很快遷移到使用Lotus Notes Release 5 (R5) 軟件。
他說：「R5是一種經改良的用戶操作畫面，讓使用者從單一畫面顯示進入所有主要的Lotus Notes功能範圍，包括郵箱、改良的日曆、地址簿、工作管理及一個項目欄（bookmark bar），只需一按掣便可連接Lotus Notes資料庫。我們希望能在今秋前完成R5更新的工作。」
R5更能為使用者提供較大的郵箱操控，舉例來說，使用者可像坐在自己案前一樣，在偏遠的工作站輸入個人密碼，閱覽自己郵箱內的郵件。羅廉明補充說，有鑑於此，用戶必須明瞭保安的重要性（參看《處理密碼的竅門》一文）。
其他的轉變包括將警察地址簿的用戶身分由職位改為名字，希望能於六月與政府網絡（GNet）聯機時實施，使警隊用戶全面納入政府通訊網絡內。
羅廉明說：「部分Lotus Notes用戶或許會留意到，在螢幕左上角檔案清單有data properties access control選項。目前並未有外來資料庫在使用中，但隨我們快將完成分配電腦的工作，我們正努力籌備盡量利用Lotus Notes 的功能至全面性的GroupWare。」
「GroupWare（一種讓用戶可以小組形式運作的軟件），是關於讓資料可以容易收集，快捷地儲存及與其他人分享，這個已成為一般機構在知識管理方面的基礎。」
「因此，假若你的收件匣經常滿溢，你就不能有效率地工作，這個系統的設計是將你的工作自動化，以及在慣常的工作流程中出現問題時提醒你有關情況。Lotus Notes讓用戶可在Access Control Levels (ACLs)以絕對安全的方式共用文件及資料庫。」
「進入個別資料庫可以透過資料庫的設計加以限制，一如利用用戶的電郵戶口身分及密碼使用Lotus Notes於保安方面的全面功能。資料庫運作者所要做的，是在容許一名使用者進入某一資料庫時，在控制畫面上自地址簿選擇該使用者的地址。」
《警務程序手冊》已加入新的第十二．十二章警察電子郵件系統，並快將出版，詳述使用者的責任。其中一項新的要求是人員要在每更工作開始及完結時最少檢查收件匣一次(參閱《應注意事項》一文）。
人員若要將一段信息存檔，應以電子形式將信息抄予有關總務室，並附上給予主管人員的便箋，要求加上檔號及適當存檔。在這方面，資訊應用科正評估將信息自動存於Lotus Notes資料庫的程序，在不久將來會推行一項試驗計劃。
單位指揮官亦須委任負責人員，以確保有指定人員就一切有關電子郵件的事宜與資訊系統部聯絡。
海傍分區是將警察電子郵件充分加以利用的單位之一。
分區指揮官陳裕華說：「電子郵件的好處是你可利用它與不能時常透過電話聯絡的人員溝通。在海傍分區內，我們有五支巡邏小隊輪班當值，系統的其中一個好處是讓我們能與夜更同事聯絡。」
「我鼓勵同事利用Lotus Notes的日曆功能，它可協助我們安排會議或其他工作。電子郵件又可將重要信息及備忘錄存檔，節省大量時間及紙張。」
「系統是否便於使用視乎你花多少時間。平日少接觸電腦的人開始時可能會覺得系統不易運用，但當你熟習之後，你會明瞭它的好處。」
海傍分區刑事調查隊第三隊的陳芷珊女督察說：「我們可利用通用資訊系統處理個案，以及貯存證人及被捕人士提供的資料。我們不時利用電子郵件與其他人員溝通，安排會晤及編訂會議等。而警察內聯網（POINT）亦非常有用，它可提供警察電話簿，以及其他如雙語法律資訊系統、最新的總部通令及警隊程序手冊等資料。」
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