－不要對任何人公開你的密碼。

－在開始及結束每一更工作時，應最少查看收件匣一次。

－如需休假超過七天，應通知警察電子郵件支援小組，他們會協助將你的郵件轉寄一位由你指定的人員處理。

－熟習所有與寄出及收取電子郵件有關的程序。如有疑問，可致電2860-3537或2860-3443 Helpdesk，亦可用電郵與小組聯絡，你只需在地址欄打入“PEN”及按“enter”鍵即可。

－除絕對需要外，避免向不同組別的郵址發放同一電子郵件。應首先考慮是否所有收件人都需要閱讀該信息。

－不要將信息傳送到所有報案室，期望他們將信息轉發予其他用戶。例如，有關訓練或課程的信息應發予all-tsro組內的戶口；附件應是以一種可供在佈告板上張貼的格式編寫，並指明告示可於某日除下。

－不要利用電郵傳送附件大於１MB給多於一個收件人，或大於５MB予一個收件人。

－不要將MS文字格式短信息以附件方式傳送，應以剪下及貼上的方法將文件置於信息的主體內，這可減省收件人開啟只得數行文字的附件的時間。

－除非不佔用太多時間及符合警隊規定，不要傳送及接收私人郵件。（你將郵件傳送至互聯網用戶時，收件人會自你的電郵上看到你在警隊的崗位，你應對私人郵件特別謹慎，因為這與利用警隊文具發放普通信件並無分別。）

－不要用電郵傳送列為機密或以上級別的信息。

　　註：人員可於今年稍後時間傳送經編碼的機密電郵。所有人員對其收件匣內的文件有絕對的私隱權，這項權利只有在進行由助理處長或以上人員授權的調查時，才可予以終止。





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