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使用Word主控文件系列一

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無容置疑，這提議絕對是一個好主意，況且推廣警隊人員在工作上有效地運用資訊科技向來是本專欄的宗旨。因此，我將會在未來幾期為大家介紹Word的這個強大功能。

首先，什麼是主控文件呢？假設你要編寫一份很長的文件，或要整理一份由多人共同撰寫而成的文件，只要你利用主控文件便能輕易地把工作完成。主控文件是由一組Word子文件組成，它可讓你簡單地為一組相關的文件設定統一的格式、檢查拼字、建立索引、加上連貫的頁碼及編排列印，但仍然可以保持這些子文件的獨立性，因應需要而作個別的編輯，大大提高工作效率。

如你要與幾位同事合作撰寫報告，首先他們各自準備了自己要負責撰寫的文件單元，然後由你將各單元合併為一份主控文件，以便統一設定文字的大小及字型、檢查拼字及編排連貫頁碼，最後將所有文件單元順序排成一份完整報告列印出來。

當然，你可以選用「插入」菜單上的「檔案」指令，或在目前的文件中連結或內嵌一個Word文件物件，以將其他Word文件的內容複製並貼到一份新文件內。但這些方法都有缺點，就是當你獨立地編輯每個文件單元時，並不能自動地對其他單元一起作出相同的格式修改，因而失去整體文件格式的一致性。

雖然使用檔案插入或剪貼指令亦能將其他所需文件內容整合到一份新文件中，但是如插入或貼上太多文件檔案，這份文件會變得很大。此外，在原來各子檔案中所作的任何編輯也不會相應地在新文件中顯示出來。要消除以上弊端，你雖可將它們當作連結物件插入到新文件中，但你仍須視該些連結物件為獨立文件般逐一設定相同的格式。

總括而言，你除了可在主控文件中顯示及編輯子文件的內容，把它當作主控文件的一部分外，你亦可視子文件為獨立檔案，作個別開啟及編輯，但不管用以上哪一種方法，你為子文件作出的任何修改，都會在主控文件中相應地反映出來。

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（電郵地址：Daniel_KC_ To@police.gov.hk）