電腦知識庫
Word系列——
善用「導讀工具」閱讀長篇幅的文件

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其實，Word可幫助我們很簡單快捷地建立這些「導讀工具」。Word會先瀏覽整份文件一次，然後它會自動為你在文中建立「目錄」或「圖表目錄」。此外，Word的「導讀工具」還包括「法律文件索引」、「索引」及「交互參照」。你更可以插入特別的標記，以標示出「交互參照」、「索引」或其他項目。

在以後幾期，我會教大家如何建立這些「導讀工具」。但現在我想先略為介紹它們，讓大家有一個基本的概念：

＊目錄列載文件內所有章或節的標題及分題，和其他文件內容。

＊圖表目錄列載文件內所有圖表的標題。

＊法律文件索引列載從法律文件引用的案件、參考書的書名、所引用研究報告的作者或其他參考資料。

＊索引按英文字母順序列載標示的項目以及它們的頁碼。

＊交互參照可指引讀者到文件其他部分找到更多有關某個題目的資料。

現在就讓我們來看看如何建立「目錄」。Word會根據一份文件的「標題」樣式來自動建立「目錄」，首先它會從每一個設定了「標題」樣式的標題集齊本文，再將它們在目錄內順序排好。另外，「標題」樣式的層次也決定了目錄上標題的縮排層次，例如「標題2」樣式會向「標題1」樣式的右方縮排。

此外，Word在建立目錄時會在你的插入點上加入一個新的分節來放置目錄。其實，目錄只不過是一個大的資料儲存格，所以它可以讓你揀選、編輯或重新設定其中個別項目，或將它移至別處。

以下是使Word自動建立目錄的步驟：

1.使用Word的「標題」樣式來設定文件裡的所有標題。

2.使用Word的校對工具來檢查文件的拼字、文法及閱讀流暢程度，以確保文本完全符合你的要求。

3.將插入點移至你準備建立目錄的地方。

4.從「插入」菜單中選取「索引及目錄」選項來打開「索引及目錄」對話盒。

5.點選對話盒中的「索引及目錄」標籤來顯示可供選擇的項目。

6.從對話盒底部的「格式」清單中選擇適用的目錄格式，並從對話盒頂部的「預覽列印」格中查看效果。

7.在「顯示層次」格裡輸入你想包括在目錄中的「標題」樣式層次的數目。

8.如有需要，可以選擇「定點位前置字元」或「顯示頁碼」。

9.點選「確定」以讓Word自動為文件建立目錄。

10.取用喜歡的文字格式鍵入目錄標題。

下一期我會和大家介紹如何加入自訂的目錄項目。

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(電郵地址："Daniel_KC_To@ police.gov.hk")