電腦知識庫
善用「導讀工具」
閱讀長篇幅的Word文件系列二

0張相片

（甲）包括更多樣式來擴展文件目錄

首先，你可以在樣式一覽表點選更多新樣式來增加Word要收集的目錄項目。要加入新的樣式只須按照以下步驟進行：

1.以一種現時未曾在目錄使用的樣式來格式化你想增加在目錄的標題或文字。

2.從「插入」菜單選取「索引及目錄」選項，並點選「目錄」標籤。

3.按下「選項」按鈕以打開「目錄選項」對話盒。

4.利用捲軸上下游移「可用樣式」列表來找出你想加入在目錄的樣式。

5.為每個選了的樣式訂定一個目錄層次，而且你會留意它們名稱的旁邊會出現「剔」號，表示會被加到目錄裡。

6.如已在文件裡插入「目錄項目功能變數」，應點選「目錄項目功能變數」方格將它們也加到目錄裡。

7.按下「確定」按鈕返回「目錄」標籤，並為新目錄層次或新增項目作其他格式設定。

8.再次按下「確定」按鈕，然後點選「是」來使Word將新目錄取代舊目錄。

（乙）修改樣式來重新設定目錄格式

如欲更改目錄上個別項目的樣式，並確保它們即使重新建立目錄後仍然保留，可按照以下步驟進行：

1.按下「索引及目錄」對話盒內「目錄」標籤底部的「修改」按鈕，Word會自動打開只有目錄「樣式」的對話盒。

2.從樣式一覽表揀選想修改的目錄樣式，接著按下「修改」按鈕，「修改樣式」對話盒便會出現，而你可在此為該樣式作出任何修改。

3.更改樣式後按下「確定」按鈕返回「樣式」對話盒，然後按下「套用」按鈕來將新樣式套用於選定的項目上。

4.先後按下「確定」按鈕兩次來使Word將新目錄取代舊目錄。

（丙）更改能顯示的層次數目來改變它的外觀

另一個能改變目錄外觀的方法是更改它能顯示的層次數目，步驟如下：

1.從「插入」菜單選取「索引及目錄」選項。

2.點選「目錄」標籤。

3.更改「顯示層次」方格內的數值。

4.按下「確定」按鈕，然後點選「是」來使Word將新目錄取代舊目錄。

（丁）更新目錄

無可否認，大家最好是在完成文件後才建立目錄，這樣便不怕遺漏其間新增了的標題、目錄項目功能變數及想加入的其他元素。但是你仍然可以隨時在修訂文件內容後更新目錄，做法如下：

1.將滑鼠指後再按下右鍵，點選快顯功能表上的「更新功能變數」，Word便會問你是否要更新整個目錄還是只更新各個項目的頁碼。

2.如果只更新頁碼，按下「確定」按鈕便可。但你亦可選取「更新整個目錄」並按下「確定」按鈕來使Word隨即執行更新工作。

下次我會談談如何建立「圖表目錄」。

「電腦心得齊分享，資訊應用更加廣」

(電郵地址："Daniel_KC_To@ police.gov.hk")