電腦知識庫
系列三 — 善用「導讀工具」來閱讀
長篇幅的Word文件

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假若你有一份文件附有大量圖表連說明文字，Word可以幫你建立一個「圖表目錄」。Word會先收集文件內所有由「插入」菜單的「標號」指令建立的或其他以「標號」樣式設定的圖表標題文字，並將它們排列成為目錄。

建立「圖表目錄」的步驟

1.點選「插入」菜單的「標號」指令，為每個圖表新增一個標題文字，或將「標號」樣式套用於現存的圖表標題文字。

2.將插入點移至想建立「圖表目錄」的位置。

3.從「插入」菜單中選取「索引及目錄」選項來顯示「索引及目錄」對話盒。

4.點選「圖表目錄」標籤來顯示內裡的選項。

5.從對話盒底部的「格式」清單中選取合適的目錄格式。你亦可在對話盒頂部的「預覽列印」格裡預覽各款格式。

6.設定其他選項，例如在「標題標籤」清單內另選標籤、擦去「顯示頁碼」格的標記來隱藏頁碼、擦去「頁碼靠右對齊」格的標記來使頁碼不再靠右對齊，又或擦去「含標籤及數字」格的標記來隱藏圖表標籤及圖表號數，並只顯示圖表標題文字。

7.點選「確定」按鈕，Word便會替你建立「圖表目錄」。

如同修改「目錄」一樣，你也可以自由地修改目錄裡的文字或通過設定對話盒內的某些選項來修改「圖表目錄」的內容。利用「圖表目錄選項」對話盒來改變「圖表目錄」的步驟：

1.從「插入」菜單選取「索引及目錄」，然後點選「圖表目錄」標籤。

2.點選「選項」按鈕，Word便會顯示「圖表目錄選項」對話盒。

3.選取「樣式」格，並從旁邊的清單裡選取能識別你想加入到「圖表目錄」的文字的樣式。

4.選取「目錄項目功能變數」格，並從下方的清單裡選取「目錄識別碼」的值，通常預設值是「F」，但你亦可改變它使Word能夠從其他「目錄項目功能變數」收集文字。

5.點選「確定」返回「索引及目錄」對話盒，再點選「確定」來重新建立「圖表目錄」。

6.Word會問你是否要取代舊「圖表目錄」。點選「是」來取代舊「圖表目錄」或「否」來新增一個「圖表目錄」。

緊記「圖表目錄」裡只可容納一個樣式。如果你選用另一個樣式並重新建立它，它便會重新載入設定為新樣式的圖表標題文字，並會刪掉現存設定為其他樣式的圖表標題文字。

最後，當大家修訂了文件，你只須在「圖表目錄」裡按下滑鼠右鍵並選取快顯功能表上的「更新功能變數」便可輕易地更新目錄內容。

下次我會介紹如何建立「法律文件索引」。

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(電郵地址："Daniel_KC_To@ police.gov.hk")