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首先，我會和大家講解「自動斷字」。大家應該知道連字號會將一個英文字按音節斷開，開端部分會放在一行末端所剩餘的空位上，而其餘的便排到下一行去。此外，我們也會利用連字號將複合詞或專有名稱連接起來，例如「self-awareness」。若能正確利用連字號，文件的右頁邊會更齊整，因為每個在行末的長字會以連字號分割開，而不用把它整個移至下一行。
若你想啟動「自動斷字」功能，步驟如下：
1. 選取文件中需要斷字的段落。
2. 從「工具」菜單中選取「語言」，再選「斷字」，你會看見「斷字」對話方塊出現。
3. 選取「文件自動斷字」核對方塊。
4. 選取其他所需選項。
5. 點選「確定」按鈕，Word便會自動為整份文件或你所選取的文本部分在行末斷字。
以下段落會列出對話方塊各選項的功能：
＊「文件自動斷字」指示Word為整份文件斷字，即使你只選取文本的一部分。
＊「全大寫字斷字」指示Word為首字母縮略詞及其他全大寫字斷字，否則它們通常會被忽略。
＊「斷字區」指示Word須在行末剩餘多少空位時要自動斷字。請點選箭咀按鈕或直接輸入數值。另外，輸入的數值越小，文件右頁邊會越齊整，但文件卻會被插入較多連字號。
＊「限制連續斷字行數」指示Word連續多少行插入連字號後便不可再斷字，限制避免過多斷字。
此外，點選對話方塊的「手動」按鈕，可讓你先查看每個斷字才再決定應用與否。Word會先自動插入第一個連字號，顯示它將會如何加插連字號，然後讓你決定是否實行。若你同意的話，可點選「是」按鈕，否則應選「否」按鈕，讓Word跳到下一個待選字。但若你點選「取消」按鈕，Word便會立即停止幫你自動斷字。
若你不喜歡Word自動為你加插的連字號，你要移除它們也很簡單，只要：
1. 從「工具」菜單中選取「語言」，再選「斷字」，你會看見「斷字」對話方塊出現。
2. 消除「文件自動斷字」核對方塊內的標號。
3. 點選「確定」按鈕，所有自動插入的連字號便會從文件中消除。
還有更方便取消斷字的方法，你只要同時按下＜Ctrl＞及＜Z＞鍵或從「編輯」菜單中選取「復原斷字」便可。
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(電郵地址："Daniel_KC_To@police.gov.hk")