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如何使用Word的合併列印（系列一）
假設大家需要製作幾封內容近似的邀請信寄給不同的賓客，怎樣才可以令這些信件更有親切感呢？無疑在各邀請信內印上個別收信人的名字就最好不過了！如是者，你可能會嘗試先將該信複製幾份，然後逐張更改收信人的名字。雖然這個方法未嘗不可，但其實大家只需使用Word的合併列印便可不費吹灰之力做到同樣的效果。
合併列印的步驟
不說不知，若要合併列印，大家只需依足以下三個步驟：
1. 建立資料檔案。此檔案會載有出現在信件（或主文件檔案）的「欄位」及其「資料值」。
2. 建立主文件檔案，即是信件的範本，它載有資料檔案裡的各「欄位」。
3. 執行合併列印。
請參照下圖了解整個合併列印的過程：
在建立資料檔案時，你可以選擇將未來幾次合併列印所需的欄位及其資料值結合成一個檔案，或是為每次的合併列印建立一個全新的檔案。
接著，我將會和大家簡單講述如何製作這幾封邀請信。首先我們先要用Word建立一個全新的文件檔案，並輸入一個載有四個欄位及其資料值的表格（見圖1）。
然後我們會再用Word建立以下的主文件檔案（見圖2），你可以見到它只是一封普通的Word文件，只不過我會在適當的位置上插入對應資料檔案內欄位的名稱（見圖2圈起來的地方）﹕
當合併完成後，你便可得到五封有不同收信人名字的邀請信（見圖3）。
只要你準備的資料檔案及主文件檔案正確無誤，便能在很短時間內用合併列印製作出一系列的套印信件、郵件標籤、信封或型錄等等。
由下期開始，我將會詳細闡釋合併列印的各個步驟。敬請留意。
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