電腦知識庫：
如何使用Word的合併列印 (系列二)
使用Word去製作資料檔案
其實大家直接在Word裡製作資料檔案是最方便的，但這在資料管理方面卻不太理想。言歸正傳，首先我們要開啟一個新檔案，然後在「表格」菜單中選擇「插入」及「表格」，這會打開「插入表格」視窗﹙見圖一﹚。由於例子中的資料表格只有四個欄位﹙UI、Name、Formation及Phone﹚，所以我們要在「表格大小」的「欄數」中鍵入「4」。另外，因為我們將會輸入一列欄位名稱及五列個人資料，所以我們也要在「列數」中鍵入「6」。
圖一
按下「確定」按鈕後，大家會看見文件中有一個4﹙欄﹚X 6﹙列﹚的表格，接著我們便可以開始輸入資料。首先，請在第一列鍵入各欄位的名稱。
然後大家便可逐列鍵入每封邀請信所需的個人資料﹙見圖二﹚。
圖二
完成後，我們只需將整份文件儲存為一個普通doc檔案便可，例如「db.doc」。
使用Excel去製作資料檔案
基本上用Excel去製作同樣的資料檔案，步驟也是大同小異的。大家只要在一個新試算表的第一列鍵入各欄位的名稱，然後在繼後的五列裡鍵入個人資料﹙見圖三﹚。
圖三
完成後，我們也只需將試算表儲存為一個普通xls檔案便可，例如「db.xls」。
現在大家可說是完成了一半合併列印的工序﹙這麼快？！﹚，下期我將會繼續介紹如何製作主文件檔案。
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