電腦知識庫：
如何使用Word的合併列印（系列四）
插入合併欄位
首先要在上期未完成的主文件中插入合併欄位。方法是先在主文件中找尋適當的位置，跟著按下「合併列印」工具列的「插入合併欄位」按鈕﹙見圖一圈起來的部分﹚。
圖一
Word會列出在資料檔案﹙此例是「db.doc」﹚中的所有欄位﹙見圖二﹚。
圖二
大家只要選擇合適的欄位逐一插入到適當的位置上﹙例如在「Dear」旁邊插入「Name」欄位﹚便可以製作出如下所示的主文件﹙見圖三﹚。
圖三
檢視合併資料
此時，大家可點選「預覽列印」按鈕（
）來預覽未合併資料值時的主文件。但若要預覽已完成合併資料值的邀請信，大家則必需點選「檢視合併資料」按鈕﹙見圖四圈起來的部分﹚。
圖四
點選該按鈕後，你會發現主文件中所有「插入合併欄位」﹙例如：《Name》、《UI》、《Formation》和《Phone》﹚會被第一位賓客的個人資料值取代了﹙見圖五﹚。而你現在可以使用（
）及（
）按鈕來向前或向後閱覽每一封合併了的邀請信。
圖五
合併到印表機
經過這麼多的程序後，大家都希望將所有邀請信列印出來再寄給各位賓客。但是和「預覽列印」功能一樣，選擇「列印」（
）功能是不能列印合併了資料值的邀請信的。若要達到此目的，大家只須點選「合併到印表機」按鈕﹙見圖六圈起來的部分﹚即可。
圖六
一連四期的《如何使用Word的合併列印》系列到此已經圓滿結束，希望大家都已能掌握到更多Word的使用技巧。由下期開始，我會開始介紹如何在Excel中建立統計圖表。請勿錯過！
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