電腦知識庫：如何在 Excel 中建立圖表（系列一）

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在日常工作中，我們很多時會面對不同的統計數據。但單從數字上看，我們是很難從中觀察到其所反映出來的現象及了解數據間的關係。然而一個簡單的圖表就能說明這一切。所以在往後數期的「電腦知識庫」裡，我會和大家討論如何在 Excel 中建立一些簡單實用的圖表。

不說不知， Excel 提供了十四種圖表供我們選擇。它們分別是直條圖、橫條圖、折線圖、圓形圖、XY散佈圖、區域圖、環圈圖、雷達圖、曲面圖、泡泡圖、股票圖、圓柱圖、圓錐圖和金字塔圖。

一般來說，所有圖表類別可通用於不同的情況。但其中直條圖和折線圖會比較適用於表示資料在一段時間內的變化。例如，香港罪案率於數年間的變化。從中我們可以知道香港的罪案率是否有上升或下降的趨勢。而圓形圖則適用於比較各組資料間的差別。例如，今年度各區罪案率的比較。另外，由於「直條圖」是眾多圖表類別中最易掌握的一種，所以我會以它來為大家示範如何在 Excel 中簡單地建立圖表。

首先，請從我們部門網頁中(http://www.info.gov.hk/police/hkp-home/chinese/statistics/download.htm)下載「總體罪案數字」的 Excel 試算表到「c:\TEMP」。之後，我們在 Excel 中開啟它並在工作表視窗的底部點選「中文」工作表(見圖一)。

圖一

選取載有兩年「整體罪案」數字的B4:D6儲存格區間(此區間包含了標記與資料)，結果如圖二：

圖二

按下工具列的「圖表精靈」鈕後，你會見到「圖表精靈-步驟4之1」的對話盒(見圖三)。請選「直條圖」及使用預設的副圖表類型，然後按「下一步」鈕。

圖三

由於我們一開始已選取了資料範圍，所以我們只需在『圖表精靈-步驟4之2』的對話盒中按「下一步」鈕即可(見圖四)。

圖四

在「圖表精靈-步驟4之3」的對話盒中，我們可以見到有不少分頁如「標題」、「座標軸」、「格線」、「圖例」、「資料標籤」和「資料表」。我會之後再詳細討論其中幾個分頁在圖表製作中的作用。此次我們只需簡單地設定「標題」分頁中的「圖表標題」、「類別X軸」和「類別Y軸」。請分別在「圖表標題」中輸入「二零零三年(一月至十月)與二零零二年(一月至十月)罪案數字比較 (整體罪案)」，在「類別X軸」中輸入「年份」，及在「類別Y軸」中輸入「宗數」(見圖5)。完成後，請按「下一步」鈕。

圖五

在「圖表精靈-步驟4之4」的對話盒，請選「工作表中的物件」，再選「中文」(見圖六)。

圖六

按「完成」鈕後，你會見到下列的圖表出現在「中文」工作表裡(見圖七)。

圖七

如果你發現圖表出現變形的情況，你只要用滑鼠拖曳圖表四角及各邊上的小方點，並且適度地加大圖表的長與寬，便可使它正常地顯示出來。

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