在 Excel 中輸入資料的知識和技巧 (系列二)

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輸入日期或時間

輸入日期與時間的一般規則如下：

1. 同時按下 < Ctrl > 和<；> 鍵可輸入今天的日期。

2. 同時按下 < Ctrl > 、 < Shift > 和 <；> 鍵可輸入現在的時間。

3. 輸入日期時需使用「/」或「-」符號。

4. 在同一儲存格內可以同時輸入日期與時間，不過彼此間至少要空一格。

5. Excel會忽略所輸入字元的大小寫。

6. 原則上Excel 會以24小時格式顯示時間，若你希望以12小時格式顯示時間，需在時間後加上「AM」﹙或「A」﹚或「PM」﹙或「P」﹚。例如，5:00 AM代表早上5點。但請注意你需在「A」或「P」與時間之間空一格。

下面表格將列出常見的日期與時間的輸入格式：

輸入	意義
1997/2/20	1997年2月20日
1997/2/5 18:40	1997年2月5日18點﹙下午6點﹚40分
6:30PM	下午6點30分
7:20:56AM	早上7點20分56秒

接下來，請大家依照以下的步驟嘗試輸入今天的日期：

1. 將作用儲存格移至欲輸入日期的位置。

2. 同時按下< Ctrl >和<；>鍵。

3. 按下< Enter > 鍵。

出現結果如下：

輸入文字

大家要知道一個儲存格最多是可以輸入255個字元，而有關輸入文字的一般規則則如下列：

1. 所輸入的文字將在儲存格左邊切齊。

2. 如果輸入數字而想將它當做文字處理，例如，郵遞區號。可以在輸入數字前加上「'」號。

3. 只要所輸入的資料內含有非數字字元，則輸入將被視為是文字。

原則上若所輸入的文字資料太長時，將溢到相鄰右邊的儲存格。不過，你可以啟動「文字自動換列功能」，促使若輸入資料太長時，以數列顯示。其步驟如下：

1. 點選「格式」功能表的「儲存格」選項。

2. 點選「對齊」標籤。

3. 剔選「自動換列」核對框。

4. 按下「確定」鈕。

請參照下圖對比「文字自動換列功能」啟動前後的效果：

不含自動換列

含自動換列

下期我會和大家介紹另一個在Excel輸入資料時的實用技巧。

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