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溝通與通信—並不相同

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向別人發送電郵或即時信息，只是在傳遞資訊或知識，不能視為溝通。要達到有效溝通，接收者必須完全明白有關信息，並與發送者確認是否已正確理解信息。這樣，你才可以說已成功傳遞資訊或知識。現時，電子溝通方式多不勝數，但效果卻不盡相同。因此有效溝通需要從選擇合用的方式開始。

電郵可能是最差勁的溝通方式，這是因為我們很容易向別人發送電郵，但在發送郵件後亦會很快忘記。假如電郵系統沒有預設收件通知的功能，發送者無從得知對方是否已收到你的郵件，更不知對方是否已明白你的郵件內容，更惶論知道對方已按郵件的指示行事。很多人只會以「點擊及忘記」的模式使用電郵功能，並假設接收者已明白有關信息，並已適當地按指示行事。

即時信息的出現，雙方能夠同時在網上通話。接收者可與發送者確定信息的內容，並查證是否已正確理解信息的內容。而發送者亦可確定是否需要進一步解釋，以助接收者理解信息的內容。在這種情況下，交流是雙向的，而且既快捷又有效，對解決即時的問題非常奏效。不過，如果你把即時信息的對話儲存，待數星期後才翻閱，信息或會難以理解。因此，即時信息不是長期儲存對話內容的理想方法。

撇除即時信息的對話功能，電郵在儲存對話內容方面則較即時信息為佳。電郵用戶的信息內容更為明確，日後翻閱時亦更容易理解。雖然電郵的通信速度有所不及，但電郵可跨越不同的時區，而且就算參與者並非同時登入，亦沒有問題。

如果只有兩方參與對話，電郵及即時信息均屬有效的通信方式。一旦參與人數增加，對話便越趨困難。討論區的功能亦應運而生。它的運行速度與電郵相若，但比即時信息遜色，不過在跟上通信對話及日後翻閱方面，則較前兩者容易。有些討論區的軟件可讓你以電郵方式參與討論，因此你甚至無需直接進入討論區。

此外，當然也有最新的通信方式 — 網上日誌及共同筆記 — 本專欄會另文再述。

傳遞知識並非「偶然發生」的事。大家必須深思熟慮，務求採用最合適的方法及機制，確保閣下的見解日後可隨時參閱。

這篇文章最初在「Inside Knowledge」雜誌七／八月號刊出，作者為Ovum的首席分析員Chris Harris-Jones。已獲准在此處轉載。