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情況

＊ 大量資料儲存在網頁及資料庫

＊ 警隊人員不知道有哪種資料可供使用

＊ 沒有機制確保所儲存的資料屬最新的資料

＊ 警隊人員透過瀏覽及搜尋檢索可供使用的資料時遇到困難

工作

＊ 為各個需進行內容管理的資料庫，開發一個資料庫內容管理系統；以及

＊ 開發一個網頁內容管理系統，以便以有效益及有效率的方式，管理及檢索資料。

行動

甲.需進行內容管理的資料庫

1: 資料庫數目：五百多個
i: 三百二十五個資料庫需進行內容管理

＊二百零四個為開放式的資料庫，其中一百二十六個資料庫由服務質素監察部遷移至新的知識管理資料庫，七十八個資料庫為主要業務資料庫，由相關的擁有人進行遷移，於三月完成。

＊一百二十一個需進行內容管理的資料庫屬限制性質，由相關的擁有人進行遷移，將於七月完成。

ii: 約一百七十五個資料庫無需進行內容管理，如相簿、資訊科技系統、日誌等。

2: 就類別及子類別的設計在警隊進行全面諮詢，以便把現有的資料妥善分類。

i 設有十個類別共六十七個子類別

ii: 詳情請參閱總部通令2/2006（警察內聯網－>最新消息）

3: 設計及開發範本，以便把資料上載新結構化資料庫，從而改善資料檢索功能及確保所載的是最新的資料。

i: 有關訓練已於/將於下列時期提供

＊二月底至三月初－主要業務資料庫的內容監督

＊三月底至四月初－限制性質資料庫的內容監督

＊四至五月－開放式資料庫的內容監督

乙.警察通例／程序手冊

＊繼續使用電子存檔作為更新程序手冊／警察通例的機制

丙.警察告示欄

＊繼續使用警察告示欄作為在整個警隊發布最新消息的方式

＊現行的告示欄範本也會納入資料庫內容管理系統的範本內

丁.網頁

i: 把單位的網頁分為兩層，第一層包括處長辦公室及主要單位的網頁，第二層則包括由總警司／高級警司職級人員指揮的單位網頁。其他由較低職級人員指揮的單位網頁，會列入第二層網頁。

＊ 由二○○五年至二○○七年

＊ 資訊系統部負責統籌主要單位及單位的工作

ii: 即使沒有任何技術背景的人員可透過網上內容管理系統更新網頁，該系統設有十二個標準網頁範本。

iii:指派網上管理員負責設定及更新所屬主要單位及單位的網頁

iv:指派核准人員擔任把關人，確保網頁儲存最新及正確的資料

v:有關訓練將由電子警務組提供

結果

＊ 在推行分類工作後，各資料庫可予統一，避免重複，而資料亦可有系統地分類，對於網上檢索資料的導覽流程的設計極為重要。

＊ 在推出資料庫內容管理範本後，每項上載於新結構化資料庫的資料，均會加上元數據（例如關鍵字詞、標題、作者、日期等），對於透過新搜尋器檢索更多有關資料相當重要。

＊ 在網上內容管理系統的協助下，所有網頁會整合為只有兩層，更新資料的過程更為容易。

＊ 使用網上內容管理系統設立網頁時加上關鍵字詞，對透過搜尋器檢索資料相當重要。

＊ 資料庫內容管理系統及網上內容管理系統，均可確保內容監督及有關用戶適時及準確地進行質素控制。

知識管理相關新聞

資料庫內容管理範本訓練

有關如何運用資料庫內容管理範本的訓練已於二月二十八日及三月三日提供給七十八個主要業務資料庫（包括手冊及通令）的內容監督。

管理人員發展計劃

助理處長（服務質素）黃敦義將於四月一日出席「知識管理在警隊」的演講，屆時將向警隊成員介紹有關知識管理的最新發展情況。是次演講亦會現場示範如何運用知識管理電子學習套件及知識管理入門網站。

若希望進一步了解警隊的知識管理發展情況及知識管理分享講座，請致電2860-6573與知識管理主任聯絡。