知識管理新里程　智庫本月推出

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警隊有五百多個資料庫及超過二十萬張網頁儲存不同的文件。這些文件包括手冊、命令、備忘錄、行動卡、政策、指令、策略及其他雜項。整體而言，這些資料對警隊十分重要。不過，這些資料的來源繁多，意味著它們儲存在不同的地方。令這個問題更加複雜的是，這些資料時常以不恰當及無系統的方式儲存，導致難以查找作決策用途， 並帶來了保存及更新方面的問題。在一個高度重視善用資源的年代，這些不足之處必須解決。

最終，警隊找到解決問題的方法，就是將在五月八日推出的新知識管理入門網站。該網站的總目標，是設立一個資料內容管理系統，以便資料內容更新及上載，並提供一個既有效益又富效率的方法，來檢索資料以便作出決策。這個內容豐富的新知識管理入門網站命名為智庫，分為四個主要部分：內容管理、瀏覽、搜尋器及我的公事包。

內容管理系統處理兩個源頭的資料：資料庫及網頁。在諮詢相關者後，服務質素監察部的知識管理小組制定了一個資料庫分類方案，令有關資料庫更清晰及簡要。有關網頁內容管理，主要重點在於管理儲存於單位網頁的資料。這方面現時較著重警隊之機構形象，人員有多個範本可供選擇，建立一個更專業的外觀，但卻不會令所有單位網頁看來一模一樣的結果。單位網頁分為兩個層面，有助網頁內容管理的安排，從而在警隊的組織架構內確立清晰的溝通線路。

資料檢索已得以改進，因為警隊已為人員設計了一個全面又易用的導覽流程，讓他們可用瀏覽方式獲取資料，並研制了一個更完善的搜尋器，可把搜尋所得的結果及其相關項目同時結集起來。

「我的公事包」部分將於年底推出，為警隊人員提供一個個人的工作空間，收集與工作有關的知識。該項功能可與搜尋器結合，儲存搜尋結果並與其他警隊人員分享。個別人員可透過「我的公事包」訂閱某些類別的資料，以得知最新的資料。「我的公事包」的基本概念，是確保知識及經驗儲存於「我的公事包」，藉以防止知識及經驗隨著人員調職或離開警隊而流失。

除智庫外，這個新入門網站還有另外兩個以知識管理資料為本的新猷：警務實踐借鑑庫及法律意見告示欄。

警務實踐借鑑庫創立的目的，是為了收集有關良好工作方式、有待改善地方及取得之教訓的資料。該借鑑庫的資料來自查核報告、醒目小貼士、單位的良好工作方式及總結報告。法律意見告示欄是警隊知識管理推行計劃的第三階段，包含由刑事部整合的較難取得的資料及法律意見。在諮詢律政司後，法律意見告示欄可供所有警隊人員查閱。

這些知識管理措施固然重要，但警隊把知識管理的精神再加發揚，提供一個架構令人員可互相聯繫，分享及轉移知識和經驗。體現這種精神的兩個計劃分別是同儕諮詢計劃及組別合作室。

同儕指導計劃提供一個專才網絡，讓人員分享及轉移知識。人員可透過網絡與具經驗同事接觸。該計劃第一期會涵蓋四個項目，包括公安警務、詐騙、死亡調查及野外警務。

組別合作室的目的，是促使負責相近職務的人員匯聚一起，以便分享意見、問題、經驗及知識。目前已有三個合作室，計有警察談判專家小組、學習及發展小組以及刑事調查隊工作小組。為增加這些網絡的成功機會，已為第一、二個組別合作室指派主持及副主持，而積極參與組別合作室之人員將會獲得嘉許。

除推出以資料及以人為本的知識管理措施外，警隊同時致力建立一個改革管理文化，以提高知識管理政策成功的機會。首先，為所有人員制備一套知識管理電子學習套件，以加強他們對知識管理的認識，並學習如何在日常工作中應用知識管理工具。這套套件十分全面，包含影像檔、常見問題、問答及參考資料。

此外，警隊也制訂一個溝通計劃，傳播知識管理的好處。該項計劃會透過宣傳資料、內部溝通及警隊活動把知識管理的信息傳揚。事實上，活動是溝通計劃的主要一環，現正安排一個知識管理路演計劃。

至於未來的發展，警隊的目標是採用知識分享網絡的形式，發展以人為本的知識管理措施。事實上，該分享網絡是一個警隊知識管理綜合架構。它主要透過實踐社的方式，把警隊人員連繫起來，藉以分享知識及經驗，最終會成立許多實踐社，以分享不同種類的知識及經驗為目標。

如有查詢，請隨時與知識管理小組的成員聯絡：

成員	電話號碼
高級警司（效率研究）（服務質素監察）張振波	2860-6577
總督察（效率研究）（服務質素監察）蘇金鵬	2860-6578
知識管理主任（效率研究）（服務質素監察）蔡新任	2860-6573

知識管理標誌及標語。