知識管理先鋒談
「警務實踐借鑒庫」進展

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他自六月一日獲監管處處長委任為知識管理先鋒後，曾就香港的公、私營機構和國際公司及海外大機構在知識管理方面的重要成功因素進行研究，獲得很大的進展。

為了發展「警務實踐借鑒庫」，黃瑞發用了很多時間瀏覽研究資料，包括公共圖書館及貿易發展局資源中心的文件及研究文章，更從哈佛商學院取得研究報告及個案研究，令他更加了解收集、審查及分享最佳做法及有待改善範疇的方法。

平均來說，他每個星期用約六至十小時處理「借鑒庫的發展」事宜。

最近，在警隊實習的兩名香港大學資訊管理學系學生黃佩賢及黃文哲加入黃瑞發的研究行列。在他們的協助下，黃瑞發進一步發展「借鑒庫」，方法如下：

* 研究由其他機構成功發展的良好做法資料庫、其推行方式及相關的重要成功因素；

* 就良好做法及有待改善的範疇設計一個分類方案，以及

* 提出一個範本設計，以收集及上載良好做法及有待改善的範疇。

在進行這些工作前，黃瑞發曾在兩個專題討論小組收集警司、總督察，及警佐級人員對「借鑒庫」的意見及期望。

在研究其他業務個案時，黃瑞發與本地一家首屈一指的會計公司交換意見。他表示：「在討論用以分享知識的內部平台時，我們發現警隊和該家公司有一些共通之處，包括運用Lotus Notes 軟件來整理和發布資訊及知識，以供人員分享。」

此外，黃瑞發相信提供方便易用的單點登錄系統，會方便用戶在警隊內聯網搜尋和檢索知識。

在研究警隊外的知識管理措施時，黃瑞發經常緊記這些問題：「我們怎樣跟他們比較？」，「有甚麼我們可予修改和採納？」以及「我們的知識管理系統缺少了甚麼？」

向其他機構借鏡

為進一步發展「借鑒庫」，黃瑞發會繼續就警隊外的其他重要成功因素訂立基準，包括向醫院管理局及煤氣公司借鏡。如可能的話，也會安排探訪另一家總部設於香港的國際顧問公司。

為加強技術可行性，黃瑞發正與電子警務科合作發展合適的範本。他強調一個因應警隊特定需要而設計的範本，可方便人員在網址搜尋及瀏覽。他表示：「我們已把人員的要求轉告電子警務科，希望最終的產品會令搜尋和瀏覽過程配合得宜，以管理的術語來說，就是『更快、更好及更便宜』。」

黃瑞發希望知識管理入門網站——智庫（已於今年五月八日推出）可進一步發展，達到一個更高的層次。「我們應利用現行的知識管理平台，並促進其發展，以便為所有人員提供更佳的服務，令他們更易分享知識。知識管理不會在一夜之間發展完成，需要不斷輸入和更新知識，因此須作出很大的努力。為了本身的職責及自我增值，我已接受了擔任知識管理先鋒的挑戰。」

黃瑞發的兩名學生助手均對「警務實踐借鑒庫」的功能有很高的評價。

黃佩賢表示：「『借鑒庫』是一個為警隊人員而設的實用平台，讓他們知道更多有關良好做法及有待改善範疇的知識，但在現階段，並不是很多人員認識其功能，因此可多做些宣傳。」

黃文哲表示：「『借鑒庫』按不同主題整理資訊，人員可從該處獲取所需的資訊。」

高級警司黃瑞發獲委任為知識管理先鋒。