訓練管理系統推行年多
有助改善整體行政效率

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隨著系統推行，部分同事已肩負起「訓練機構」、「總區訓練統籌員」、「區訓練統籌員」、「總務室人員」等特准用戶角色，並透過訓練管理系統為人員處理有關報名及提名程序。《警聲》特別訪問了警察學院警員進修訓練高級督察陳惠玲，以及新界北總區訓練統籌員李寶玲，分享她們對系統擔當不同角色的意見和使用經驗。

陳惠玲隸屬的單位負責安排所有警員進修訓練課程。自系統推出後，所有課程資訊、取錄通知均透過系統發放，該單位亦同時負責更新學員的訓練記錄。而作為總區的訓練統籌員，李寶玲則是訓練機構和各分區間的重要橋樑。她的主要職責是將訓練機構的課程信息轉達各分區訓練統籌員，及整合各分區的提名名單，交予訓練機構。

談及系統的好處，二人都不約而同對「報表編制」功能表示欣賞。陳惠玲表示︰「警員服務滿一段時間便需接受進修訓練，過往我們每每需要翻閱多個檔案，才能得出學員名單。現在，支援人員只需在訓練管理系統輸入有關準則，不消數分鐘便可得出一份準確的合資格學員名單。」李寶玲亦憶述：「過往若有同事來電查詢訓練記錄或統計數字，往往要登入人事資訊通用系統查詢記錄。現在特准用戶可透過『報表編制』功能，所有的訓練記錄均一目了然，省卻不少時間。」

環保亦是該電子化系統的另一特色。過往的提名、報名和通知程序均以書面方式處理，逐級傳遞的過程需時之餘，亦會消耗大量紙張。李寶玲表示，自系統將以上過程電子化後，用紙量顯著下降。此外，由於各特准用戶可同時透過系統處理提名、報名，整個過程亦較以往順暢。她更表示，總務室發出的催辦通知的數量亦有所減少。

此外，陳惠玲表示，由於她與下屬均登入同一個伺服器，她可透過系統覆核下屬的工作及作出修改，而毋須將檔案多次往來，這樣不單可確保資料的準確度，更可提高工作效率。

從一般使用者的角度來看，李寶玲認為系統能提高了所有人員的知情權。她解釋：「過往所有課程的資訊均是透過便箋或電郵逐級傳遞，同事可能因此而錯過報名的限期。現在，各級同事均可透過系統同步閱覽所有開放報讀的課程，因而可以主動爭取報名及受訓機會。課程的確認通知亦會寄到有關人員的個人帳戶，人員可盡快得知報名結果，並及早向上級提出工作安排。」

系統的特准用戶在履行相關職務前，必先接受相關訓練，了解系統運作。因此，李寶玲和其他總務室成員亦會不時接到同事來電查詢有關系統的運作。她表示：「在系統推行初期，大部分同事，不論特准用戶或一般使用者都對這個新系統有很多疑問。但經過練習和著手使用後，同事已對系統有一定程度的認識，來電的數目亦顯著下降。」事實上，系統設有多個查詢渠道，包括詳列使用者指南和常見問題的系統網站（警察內聯網-->索引-->T-->訓練管理系統）、查詢熱線2860-3891和求助台（電郵：tms-helpdesk）。

新界北總區訓練統籌員李寶玲指出，警察訓練管理系統非常環保，並且提高工作效率。