科
技資訊小貼士
網上檔案分享的安全(2)
上一期，我們談及與朋友分享檔案和資料時應該注意的事項。今期會講一些在辦公室內分享公事檔案和資料時，要注意的地方。
除使用軟磁碟或光碟的方法外，同事可以使用官方USB手指驅動器與同事交換及分享檔案。儲存在手指驅動器內的檔案會自動加密，如果輸入不正確的密碼若干次 後，檔案會自動刪除。那麼，因遺失手指驅動器而導致資料外泄的風險會大大減少。不過，因為手指驅動器不能隨便交給其他人使用，手指驅動器的持有人必須在場 才能分享檔案。
根據資料的敏感度和資料分類，同事可考慮使用軟磁碟或光碟作檔案分享。如果是敏感文件或文件含有個人資料，儲存在軟磁碟或光碟時必須加密；加密密鑰或加密 密碼不能寫在儲存媒體上，或與儲存媒體一起存放。另外，為減低因遺失儲存媒體而導致資料外泄的風險，這類儲存媒體必須親自遞送，或使用可靠的方法送給相關 人員。
內部電子郵件系統也可用來交換及分享檔案。不過同事在送出電郵前必須小心確認收件人是否正確，否則，將敏感文件送錯給他人，可能會導致嚴重的後果。
同事不需要是電腦天才才能保護公事檔案和資料。避免檔案和資料泄漏，只需遵從以下的安全貼士便可。
* 不要寫下加密密碼，或把密碼和已加密的檔案和儲存媒體一起儲存；
* 不論是暫時性與否，不要在私人電腦或儀器儲存公事檔案和資料；及
* 不論是暫時性與否，不要將公事檔案和資料在未受權的渠道傳送或儲存在未受權的地方，如網上儲存供應商、點對點網絡或網上電郵供應商。
在互聯網時代，「暫時分享」可能是相等於「永久分享」，尤其是當數據在你不知道或不能接觸到的地方傳送或儲存。所以，不要為貪一時方便而嘗試在未受權的情 況或方法下分享公事檔案和資料。
