書名：為甚麼老闆不喜歡努力工作的員工

作者：吉澤準特；格林譯

出版：我識出版集團—易富文化有限公司；二〇一五年四月

本書是要向讀者建議四個技巧來提高工作效率和品質的方法，其技巧包括：

1. 正確無誤地「傾聽」他人說話，明白對方的含義

2.清楚地「表達」自己的想法

3.有計劃地「安排工作」

4.使別人樂意展開「行動」

作者強調這四個技巧本身沒有甚麼特別之處，卻是每一種職業都要具備。但是，當別人說話時，你會真的耐心地聽完嗎？你有計劃地安排工作嗎？你會適當地將工作細分成幾個項目嗎？細分之後，你會聚焦及有效率地執行必須做的事情嗎？你有將工作「做到好」的決心嗎？若能掌握「四個技巧」和「做到好」這兩大重點，就能提升工作的品質和效率。

有時人們的工作成果不獲肯定，「吃力不討好」，其中最大的原因是他們「只會一味地幹」自己想做的事，忽略了他人的想法。結果，需要重做的機會越大，工作量自然增多。把工作項目「細分」，上司和員工在每個工作段落進行磨合，再套用「工作鐵則」：即認清工作目的，了解工作內容和思考工作順序。例如要增加利潤，要從增加收入、降低成本或改善服務品質著手。如果抓錯重點，要檢討的範圍不正確，負責承辦的人和一連串流程也會變得模糊和難於順序執行。

沒有人能獨自完成一項工作，因此作者認為正確無誤地「傾聽」最為重要。藉著傾聽對方說話的立場，把握所需要的資訊，並轉化為下次更有效率的行動。要提升「傾聽」技巧，作者強調要「主動聆動」，採取無條件、完全接受的態度，以爭取信賴；把重點、複述、「換句話說」穿插於對話中，避免誘導式詢問，以收窄雙方距離和認知上的差異。在提問前，用5W2H（即目的、日期、地點、承辦人、背景、數量和方法）七大面向去思考，能持有自己的想法，並確認對方的反應，善用參考資訊，適當使用通訊方法及把握說話的時機，正確無誤地了解對方所表達的事情和要求。

當你感到「並未順利地將自己想說的事情傳達給對方」時，應思考如何改善表達方式。為減少溝通失誤，要了解彼此要求，以標題形式整理資料。口頭傳達給對方後，再做細部描述。每次傳達的內容不能太複雜或太多；以對方能夠做出判斷的觀點去提示選項，並具體地進行確認。

為了順利地「安排工作」，必須迅速地判斷工作的優先順序，將工作分成個別項目，思索必須完成每項工作的時間。例如「撰寫報告書」可分成︰（一）調查必要的資料是甚麼；（二）收集必要的資料；及（三）撰寫報告書。根據以上三個工序，再細分多項伴隨而來的工作，便能過濾出具體的工作內容和流程。

從委託者的立場來看，工作迅速的人趕在限期前交出成果，會讓人產生信賴感。因此，如你能整理一份「立刻處理清單」及不同程度的「工作清單」，定下優先次序，能夠立刻處理獲拜託的事，會使人覺得你「辦事效率高」，讓人很有好感。作者還奉行一個原則：「獨立調查十分鐘之後，如果還是不了解，再問別人，採取這種態度，既不會浪費自己的時間，也不會過於麻煩對方。」

為了讓對方按照我們的想法「展開行動」，要先探索對方的想法和願意接受的範圍。舉例說，開會前，大家要清楚會議目的，共同思考該具體作出的決定。討論可分成小組，以合乎邏輯的思考來陳述意見，更可站在上司的角度思考，亦可讓對方作結論，讓他堅信有當事者的意識。切記以配合對方的溝通方式進行討論。會議後應盡快撰寫會議紀錄，以議題為單位作整理，善用短句，並適當分配工作及展開行動。

當然，不管從事甚麼工作，都要抱持專業真摯的態度，不斷提升專業能力，與團隊保持良好關係，工作效率自然事半功倍！

「心聆團隊」第五隊麥桂成供稿

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