书名：为甚么老板不喜欢努力工作的员工

作者：吉泽准特；格林译

出版：我识出版集团—易富文化有限公司；二〇一五年四月

本书是要向读者建议四个技巧来提高工作效率和品质的方法，其技巧包括：

1. 正确无误地「倾听」他人说话，明白对方的含义

2.清楚地「表达」自己的想法

3.有计划地「安排工作」

4.使别人乐意展开「行动」

作者强调这四个技巧本身没有甚么特别之处，却是每一种职业都要具备。但是，当别人说话时，你会真的耐心地听完吗？你有计划地安排工作吗？你会适当地将工作细分成几个项目吗？细分之后，你会聚焦及有效率地执行必须做的事情吗？你有将工作「做到好」的决心吗？若能掌握「四个技巧」和「做到好」这两大重点，就能提升工作的品质和效率。

有时人们的工作成果不获肯定，「吃力不讨好」，其中最大的原因是他们「只会一味地干」自己想做的事，忽略了他人的想法。结果，需要重做的机会越大，工作量自然增多。把工作项目「细分」，上司和员工在每个工作段落进行磨合，再套用「工作铁则」：即认清工作目的，了解工作内容和思考工作顺序。例如要增加利润，要从增加收入、降低成本或改善服务品质着手。如果抓错重点，要检讨的范围不正确，负责承办的人和一连串流程也会变得模糊和难于顺序执行。

没有人能独自完成一项工作，因此作者认为正确无误地「倾听」最为重要。藉着倾听对方说话的立场，把握所需要的资讯，并转化为下次更有效率的行动。要提升「倾听」技巧，作者强调要「主动聆动」，采取无条件、完全接受的态度，以争取信赖；把重点、复述、「换句话说」穿插于对话中，避免诱导式询问，以收窄双方距离和认知上的差异。在提问前，用5W2H（即目的、日期、地点、承办人、背景、数量和方法）七大面向去思考，能持有自己的想法，并确认对方的反应，善用参考资讯，适当使用通讯方法及把握说话的时机，正确无误地了解对方所表达的事情和要求。

当你感到「并未顺利地将自己想说的事情传达给对方」时，应思考如何改善表达方式。为减少沟通失误，要了解彼此要求，以标题形式整理资料。口头传达给对方后，再做细部描述。每次传达的内容不能太复杂或太多；以对方能够做出判断的观点去提示选项，并具体地进行确认。

为了顺利地「安排工作」，必须迅速地判断工作的优先顺序，将工作分成个别项目，思索必须完成每项工作的时间。例如「撰写报告书」可分成∶（一）调查必要的资料是甚么；（二）收集必要的资料；及（三）撰写报告书。根据以上三个工序，再细分多项伴随而来的工作，便能过滤出具体的工作内容和流程。

从委讬者的立场来看，工作迅速的人赶在限期前交出成果，会让人产生信赖感。因此，如你能整理一份「立刻处理清单」及不同程度的「工作清单」，定下优先次序，能够立刻处理获拜讬的事，会使人觉得你「办事效率高」，让人很有好感。作者还奉行一个原则：「独立调查十分钟之后，如果还是不了解，再问别人，采取这种态度，既不会浪费自己的时间，也不会过于麻烦对方。」

为了让对方按照我们的想法「展开行动」，要先探索对方的想法和愿意接受的范围。举例说，开会前，大家要清楚会议目的，共同思考该具体作出的决定。讨论可分成小组，以合乎逻辑的思考来陈述意见，更可站在上司的角度思考，亦可让对方作结论，让他坚信有当事者的意识。切记以配合对方的沟通方式进行讨论。会议后应尽快撰写会议纪录，以议题为单位作整理，善用短句，并适当分配工作及展开行动。

当然，不管从事甚么工作，都要抱持专业真挚的态度，不断提升专业能力，与团队保持良好关系，工作效率自然事半功倍！

「心聆团队」第五队麦桂成供稿

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